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Bilingual Administrative Assistant – Customer Service (100% On-Site) (Coral Gables)
aragon ave
compensation:
$17 - $20 per hour
employment type:
full-time
experience level:
mid level
job title:
Administrative Assistant – Customer Service
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Key Responsibilities:
• Organize and maintain both physical and electronic filing systems
• Enter and store documents accurately in the CRM system
• Prepare documents and make corrections
• Answer phone calls, respond to emails, and manage general correspondence
• Greet clients and visitors as the first point of contact
• Provide exceptional customer service at all times
Work Schedule:
• Monday to Friday: 8:30 AM – 5:00 PM (on-site)
• Some Saturdays required (9:30 to 12)
Qualifications:
• High school diploma or equivalent (Associate’s or Bachelor’s degree preferred)
• Previous administrative experience
• Bilingual in Spanish and English (required)
• Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Excellent written and verbal communication skills
• Strong organizational skills, attention to detail, and professionalism
• Ability to work with technology and CRM systems
• Ability to handle confidential information
• Strong time management skills and ability to work under pressure
• Basic knowledge of Artificial Intelligence (AI) tools and their application in administrative tasks.
• Willingness to learn and adapt to new technologies and AI tools
• Customer service mindset with a passion for helping others
Interested?
Send your resume and a brief cover letter.
Estamos en busca de un(a) Asistente Administrativo(a) bilingüe, enfocado(a) al 100% en atención al cliente y apoyo en el manejo y procesamiento de documentos. Esta posición es 100% presencial y requiere una persona organizada, proactiva, con vocación de servicio y excelentes habilidades de comunicación. El rol incluye interacción directa con clientes, gestión de archivos y documentos, y diversas tareas administrativas.
Responsabilidades principales:
• Organizar y mantener sistemas de archivo físicos y electrónicos
• Ingresar y almacenar documentos correctamente en el sistema CRM
• Preparar documentos y realizar correcciones
• Atender llamadas, responder correos y gestionar la correspondencia general
• Recibir a los clientes y visitantes como primer punto de contacto
• Brindar atención al cliente de excelencia en todo momento
Horario de trabajo:
• Lunes a viernes: 8:30 AM – 5:00 PM (presencial)
• Se requiere disponibilidad algunos sábados de 9:30 a 12 (presencial)
Cualificaciones:
• Diploma de escuela secundaria o equivalente (preferible título de asociado o licenciatura)
• Experiencia previa en funciones administrativas
• Bilingüe en español e inglés (requisito obligatorio)
• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita
• Habilidades organizacionales, atención al detalle y profesionalismo
• Facilidad para trabajar con tecnología y sistemas CRM
• Capacidad de manejar información confidencial
• Buen manejo del tiempo y capacidad para trabajar bajo presión
• Conocimientos básicos de herramientas de Inteligencia Artificial (IA) y su aplicación en tareas administrativas.
• Disposición para aprender y adaptarse a nuevas tecnologías y herramientas de IA.
• Vocación de servicio y deseo de ayudar a los demás
¿Interesado(a)?
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- Principals only. Recruiters, please don't contact this job poster.