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Freiberufliche/r Eventmanager/in & Marketing-Spezialist/in (Dusseldorf / Cologne)
International Partners, LLC
compensation:
Festpreis-Honorar + Leistungsbonus
employment type:
contract
experience level:
mid level
job title:
Freiberufliche/r Eventmanager/in & Marketing-Spezi
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2. Über das ProjektWir veranstalten ein hochkarätiges 25-jähriges Jubiläumstreffen bzw. ein „Reload“-Gala-Event für eine lebensfrohe Gruppe ehemaliger Geschäftskollegen und Freunde. Die Veranstaltung findet an zwei Tagen in der Region Düsseldorf/Köln von Freitag, 2. Oktober, bis Samstag, 3. Oktober 2026 statt.Wir suchen einen hochorganisierten, gut vernetzten freiberuflichen Eventplaner & Marketing-Experten mit Sitz in Nordrhein-Westfalen (NRW), der die End-to-End-Planung, Promotion, Location-Beschaffung und Durchführung vor Ort leitet. Es handelt sich um ein einmaliges Projekt mit dem Potenzial, die feste Leitung für alle zukünftigen regionalen Veranstaltungen zu werden.Ablaufplan der Veranstaltung (Oktober 2026)**Freitag, 2. Okt. (17:00 – 20:00 Uhr): Welcome-Icebreaker & Abend-Mixer**Samstag, 3. Okt. (12:30 – 16:00 Uhr): Wealth Symposium (Bildungs-/Geschäftssitzungen)**Samstag, 3. Okt. (18:00 – 23:00 Uhr): Gala-Dinner & After-Party (mit Live-DJ)Hauptsponsoren:**Hauptsponsor ist International Partners, LLC mit Sitz in San Francisco, USA (www.ipllcinvestments.com)**Unterstützender Sponsor ist MaxRich Ventures mit Sitz in Düsseldorf, DE (https://maxrich-ventures.com/)
3. Hauptaufgaben**Location- & Unterkunftsbeschaffung: Recherche, Präsentation und Buchung von Veranstaltungsorten für den Freitags-Mixer, das Samstags-Symposium und das Samstags-Dinner/After-Party. Bereitstellung geprüfter Hotelkontingente für auswärtige VIP-Teilnehmer.**Vertragsverhandlung: Verhandlung von wettbewerbsfähigen Konditionen, Mindestumsätzen für Speisen und Getränke (F&B) sowie strengen Stornierungsbedingungen für alle Locations und Hotels.**Marketing & Ticketverkauf: Durchführung gezielter Werbemaßnahmen im Alumni-Netzwerk, um die Anmeldungen und den Ticketverkauf zu maximieren.**Technisches & AV-Management: Auswahl und Koordination von Dienstleistern für hochwertige Audio- und Video-Setups, Beamer, Doppel-Leinwände, Videoaufzeichnungen und einen Live-DJ.**Swag & Erinnerungsstücke: Konzeption, Beschaffung und Zusammenstellung von maßgeschneiderten Souvenir-Geschenktüten (Swag) im Wert von 20 € bis 30 € pro Teilnehmer.**Sponsoring für das Event: Verkauf von Sponsorings an Unternehmen, die Menschen auf dem Weg zur finanziellen Unabhängigkeit unterstützen, die in passive Einkommensquellen investieren oder in den Bereichen persönliche Weiterentwicklung (z. B. Tony Robbins) sowie Gesundheits- und Wellnessprodukte tätig sind. Multilevel-Marketing- oder Netzwerk-Marketing-Unternehmen sind als Sponsoren nicht zugelassen.**Logistik vor Ort & Personaleinsatz: Rekrutierung und Leitung eines Teams für den Veranstaltungstag, um den Check-in der Teilnehmer, den Aufbau vor Ort und reibungslose Übergänge zwischen allen 3-4 verschiedenen Teilveranstaltungen zu gewährleisten.
4. Qualifikationen & Anforderungen**Wohnort: Muss in oder nahe Düsseldorf oder Köln wohnen und über fundierte Kenntnisse des lokalen Gastgewerbe- und Veranstaltungsmarktes verfügen.**Erfahrung: Mindestens 5+ Jahre Erfahrung in der Planung von gesellschaftlichen und geschäftlichen Veranstaltungen, Konferenzmanagement oder gehobenen privaten Feierlichkeiten.**Sprachen: Fließend in Deutsch / Englisch (essenziell für Verhandlungen mit Dienstleistern und die Interaktion mit Sponsoren) und verhandlungssicheres Englisch (für die Zusammenarbeit mit dem Kunden und die Kommunikation mit den Teilnehmern).**Fähigkeiten: Außergewöhnliches Budgetmanagement, technisches AV-Verständnis sowie ausgeprägte Fähigkeiten im digitalen Marketing und Networking.
5. Umfassende Vergütung & Honorarstruktur (Marktübliche Raten für Deutschland/NRW)Es wird ein wettbewerbsfähiges, großzügig strukturiertes Festpreis-Honorar + Leistungsbonus basierend auf der Erfahrung angeboten.**Basis-Projekthonorar: Ab 2.500 € + Leistungsbonus + Sponsoring-BonusInklusive Leistungen: Location-Scouting, Übergabe der Dienstleisterverträge, Management der Marketingkampagne und vollständige Betreuung am Veranstaltungswochenende.**Reise- & Aufwendungskosten: Standardmäßige Erstattung für Reisen zu Besichtigungen außerhalb des eigenen Wohnorts (z. B. 0,30 € pro km oder DB-Bahnfahrkarten).
ENGLISH:
1. Executive Summary & Job Post Overview:
Project: 25-Year Reunion of Former Business Colleagues & Friends,
**Events: Welcome Mixer, Wealth Symposium, Gala Dinner & After Party
**Location: Düsseldorf / Cologne (North Rhine-Westphalia, Germany)
**Timeline: August – October 2026 (Event Dates: October 2 & 3, 2026)
The ideal candidate must possess local venue networks, strong contract negotiation skills, and a proven marketing track record to drive attendee registration.
2. About the Project
We are hosting a high-profile **25-Year Reunion or “Reload” Gala Event for a fun-spirited group of former business colleagues and friends. The event will take place over two days in the Düsseldorf/Cologne region from **Friday, October 2 to Saturday, October 3, 2026**.
We are seeking a highly organized, well-connected **Freelance Event Planner & Marketing Professional** based in North Rhine-Westphalia (NRW) to lead the end-to-end planning, promotion, venue procurement, and on-site execution. This is a one-time project with the potential to become the designated lead for all future regional events.
Event Schedule (October 2026)
* **Friday, Oct 2 (5:00 PM – 8:00 PM): Welcome Icebreaker & Evening Mixer
* **Saturday, Oct 3 (12:30 PM – 4:00 PM): Wealth Symposium (Educational/Business Sessions)
* **Saturday, Oct 3 (6:00 PM – 11:00 PM): Gala Dinner & After-Party (with Live DJ)
Charter Sponsors:
* **Lead Sponsor is US San Francisco based International Partners, LLC (www.ipllcinvestments.com)
* **Supporting Sponsor is DE Dusseldorf based MaxRich Ventures (https://maxrich-ventures.com/)
3. Key Responsibilities
* **Venue & Lodging Procurement: Source, pitch, and secure venues for the Friday Mixer, Saturday Symposium, and Saturday Dinner/After-Party. Provide vetted hotel blocks for out-of-town VIP attendees.
* **Contract Negotiation: Negotiate competitive terms, food & beverage (F&B) minimums, and strict cancellation policies for all venues and hotels.
* **Marketing & Ticket Sales: Execute targeted promotional outreach to the alumni network to maximize event registration and ticket sales.
* **Technical & AV Management: Source and manage vendors for high-quality audio, visual setups, beamers, dual-screens, video recording, and a live DJ.
* **Swag & Memorabilia: Propose, source, and assemble custom souvenir gift bags/swag valued at €20–€30 per attendee.
* **Sponsors for Event: Sell Sponsorships to companies that support individuals seeking to be financially independent, invest in passive income generating businesses, personal growth, (i.e. Tony Robbins), health and wellness products are some examples of prospective sponsors. No multilevel or network marketing companies are allowed as sponsors.
* **On-Site Logistics & Staffing: Recruit and manage a day-of execution team to handle registrant check-ins, site setups, and smooth transitions across all 3-4 distinct sub-events.
4. Qualifications & Requirements
* **Location: Must reside in or near Düsseldorf or Cologne with deep knowledge of the local hospitality market.
* **Experience: Minimum 5+ years in social and business event planning, conference management, or high-end private functions.
* **Languages: Fluent in German / English (essential for vendor negotiations and sponsor interaction) and professional-level English (for client collaboration and attendee communication).
* **Skills: Exceptional budget management, AV technical literacy, and proficient digital marketing/networking capabilities.
5. Comprehensive Compensation & Fee Structure (Germany/NRW Market Rates)
* **A competitive generous structured **Flat Project Fee + Performance Bonus** shall be offered based on experience.
* **Base Project Fee Range: Starting at €2,500 + Performance Bonus + Sponsorship Bonus
* *Inclusions:* Venue scouting, vendor contract handovers, marketing campaign management, and full weekend oversight.
* **Travel & Expenses: Standard reimbursement for site-visit travel outside their home city (e.g., €0.30 per km or DB train tickets).
- Principals only. Recruiters, please don't contact this job poster.